在日常办公与生活里，把纸质文档转化为 PDF 格式的电子文件十分普遍，像是合同、报告、学习资料等都有这类需求。打印机的扫描功能恰好能实现这一操作，将文件扫描至电脑并保存为 PDF 格式，既方便存储，又利于分享与编辑。那具体打印机怎么扫描文件到电脑里为 pdf 呢？下面为你详细介绍。

前期准备工作

1. 确认打印机具备扫描功能且能正常使用：如今多数一体机都有扫描功能，可要是不确定，查看打印机型号后，去官网产品介绍页确认。像惠普 LaserJet Pro MFP M126nw，它是集打印、复印、扫描为一体的激光一体机，在惠普官网该型号产品介绍中，扫描功能便是亮点之一。同时，开启打印机，确保其处于就绪状态，若打印机缺墨、卡纸等，都无法正常扫描。
2. 检查打印机与电脑的连接状况：
   • USB 连接：用 USB 数据线把打印机和电脑相连，数据线要插稳，而且尽量连接电脑后置 USB 接口，因为后置接口供电更稳定，能减少连接不稳定的情况。连接好后，电脑应能识别打印机设备，可在 “控制面板”-“设备和打印机” 里查看，若没显示，可能是数据线损坏或驱动未安装，需更换数据线或安装驱动。
   • 网络连接：打印机和电脑要连到同一网络下。先在打印机设置中查看其 IP 地址，以爱普生 L4268 为例，在打印机主界面依次点击 “设置”-“网络设置”-“Wi-Fi 设置”-“Wi-Fi 设置确认”，就能看到 IP 地址。接着在电脑上，若使用 Windows 系统，在 “控制面板”-“设备和打印机” 里，找到打印机图标，右键选择 “属性”，在 “端口” 选项卡中，确认端口设置与打印机 IP 地址一致；若是 Mac 系统，在 “系统偏好设置”-“打印机与扫描仪” 里，选择对应的打印机，点击 “选项与耗材”，在 “端口” 选项中确保设置正确。
   
   
3. 安装打印机扫描驱动及相关软件：
   • 驱动安装：可使用打印机随机附赠的 CD 光盘安装驱动，把光盘放入电脑光驱，按提示操作即可。要是没有光盘，去打印机官网，在 “服务与支持” 或类似板块，输入打印机型号，下载对应操作系统版本的驱动并安装。比如佳能打印机，在佳能官网找到 “下载与支持”，输入型号搜索，下载驱动后运行安装程序，按步骤完成安装。
   • 扫描软件安装：许多打印机厂商都有自家的扫描软件，像爱普生的 Epson ScanSmart 软件。安装完驱动后，在电脑 “控制面板”-“设备和打印机” 中，右键点击打印机图标，选择 “打印首选项”，点击 “维护”，选择 “软件更新” 获取相关软件；也能在官网对应打印机型号页面下载。部分杀毒软件或防火墙可能阻止软件自动运行，安装前最好退出杀毒软件，关闭防火墙。
   
   

扫描操作步骤

1. 放置扫描文件：掀开打印机盖子，把要扫描的文件正面朝下，平整放在扫描仪玻璃上，让文件角落和扫描仪边缘对齐，避免扫描时文件错位或缺失。若打印机有自动文档送纸器，也可将文件放入送纸器，注意文件不要放反、堆叠要整齐，以免卡纸或扫描不全。
2. 选择扫描方式并设置参数：
   • 通过打印机操作面板扫描：以 Windows 10 系统下的爱普生 L4268 为例，在打印机主界面点击 “扫描” 选项，选择 “至计算机（PDF）”，点击 “OK” 选项；若网络连接，会显示搜索到的计算机名称，选择对应的电脑；若是 USB 连接，直接选 “USB 连接” 项（部分机型操作面板扫描仅支持 USB 连接）。扫描设置方面，有的打印机可在操作面板上设置分辨率、颜色模式等，如分辨率设为 300dpi 或 600dpi，颜色模式选黑白、灰度或彩色。若未设置，通常会采用默认值。
   • 通过电脑端扫描软件扫描：
     • 打开扫描软件：点击电脑左下方 “开始” 菜单，找到对应打印机的扫描软件，如惠普的 HP Smart、爱普生的 Epson ScanSmart 等，点击运行。若打印机支持网络扫描，还能通过网页浏览器，在地址栏输入打印机 IP 地址，进入打印机管理界面进行扫描操作。
     • 设置扫描参数：在扫描软件界面，找到 “分辨率” 选项，一般设为 300dpi 用于普通文档，若对清晰度要求高，像扫描照片，可设为 600dpi 或更高，但文件会变大；“颜色模式” 按需选黑白、灰度或彩色；“输出格式” 务必选 “PDF”；还可设置扫描范围，如 “全页”“自定义区域” 等。此外，若扫描多页文件，留意是否有 “自动连续扫描” 或类似选项，开启后可提高效率。
     
     
   
   
3. 开始扫描并保存文件：设置好参数后，点击 “扫描” 按钮，打印机开始工作，将纸质文件转为电子图像。扫描完成后，若通过打印机操作面板扫描，文件会存到系统默认目录，像 “文档” 或 “图片” 文件夹，保存路径在打印机端无法修改，可在电脑端预览时更改；若用电脑端扫描软件，会弹出保存对话框，选好保存位置，给文件命名，点击 “保存”，这样文件就成功保存为 PDF 格式了。

扫描过程中常见问题及解决办法

1. 打印机无法被电脑识别：
   • 原因：驱动未正确安装、USB 数据线故障、网络连接异常。
   • 解决方法：重新安装驱动，去官网下载最新版，卸载原有驱动后再安装；换根 USB 数据线，排除数据线问题；检查网络，重启路由器、打印机和电脑，重新设置网络连接。
   
   
2. 扫描软件无法打开或运行异常：
   • 原因：软件损坏、和系统不兼容、被杀毒软件阻止。
   • 解决方法：卸载扫描软件后重新安装；查看软件官网，看是否有针对当前系统的更新或兼容性说明，按提示操作；暂时关闭杀毒软件，或将扫描软件添加到杀毒软件信任列表。
   
   
3. 扫描出的文件不清晰或有瑕疵：
   • 原因：分辨率设置低、文件放置不平整、扫描仪玻璃脏污。
   • 解决方法：提高分辨率设置；重新放置文件，确保平整；用干净软布擦拭扫描仪玻璃。
   
   
4. 扫描后的 PDF 文件保存路径找不到：
   • 原因：记错路径、软件设置错误。
   • 解决方法：在扫描软件设置中查看默认保存路径；若自定义过路径，仔细回忆设置位置，或通过电脑搜索功能，按文件名搜索文件。
   
   

相关问答

1. 扫描成 PDF 后，文件太大怎么办？
   可使用 PDF 压缩软件，像福昕 PDF 编辑器，打开文件后，选 “文件”-“另存为其他”-“缩小的 PDF”，按提示选择压缩级别保存，能减小文件大小。
2. 能将多页文件扫描成一个 PDF 吗？
   能。扫描软件或打印机操作面板一般有 “连续扫描”“多页扫描” 选项，扫描时开启，扫描完所有页面后，保存为一个 PDF 文件。
3. 扫描出的 PDF 文件文字无法选中编辑，怎么解决？
   可能扫描时未识别文字，用 OCR 文字识别软件，如 ABBYY FineReader，打开 PDF 文件，运行 OCR 识别功能，识别后文字就能选中编辑了。
4. 我的打印机没有扫描功能，还能将文件扫描成 PDF 吗？
   可以。用手机扫描 APP，如扫描全能王，拍照后保存为 PDF；也能去复印店，用专业扫描仪扫描成 PDF。
5. 扫描后的 PDF 文件颜色和原文件不一样，是什么原因？
   可能扫描时颜色模式设置有误，检查扫描设置中的颜色模式，若原文件彩色，扫描成黑白，颜色自然不同，重新设置正确模式再扫描。